Moje doświadczenie w organizowaniu rachunkowości zarządczej w małej firmie

Czas na przeczytanie artykułu: 12 minut.

W tym artykule dowiesz się:

– Jak skonsolidowac wpływy DC z rożnych kont i kart w jednym miejscu dla rachunkowości zarządczej i kontroli płatności wystawionych faktur?.

– Jak, nie dając menedżerom dostępu do kont rozliczeniowych, informowac ich o płatnościach klientow?.

– Jak wygodnie obliczac płatne zlecenia menedżera.

– Jak filtrowac klientow według kryteriow. Zapłata na rzecz określonej osoby prawnej (w przypadku, gdy masz więcej niż jedną osobę prawną), praca nad realizacją/opoźnieniem/za pieniądze. W przypadku kilku rodzajow działalności, dowiedz się, z jakimi klientami wspołpracujemy w ramach każdej działalności.

– Dowiedz się, ktora kampania reklamowa zadziałała najlepiej.

Kiedy rozpoczynałem działalnośc, pojawiały się pytania o to, jak zorganizowac rozliczenia, kontrolowac płatności, płacic menedżerowi % za transakcję.

Utworz arkusz kalkulacyjny oparty na arkuszach google. Firma z wyprzedzeniem założyła każdemu pracownikowi konto gmail.com i dodał wszystkich, aby mogli zobaczyc zawartośc.

Stoł jest prosty i bardzo skuteczny, używamy go już od 4 lat.

Moje doświadczenie w organizowaniu rachunkowości zarządczej w małej firmie

Ogolny widok na stoł Damir Salihov

Zasady wypełniania arkusza kalkulacyjnego dla księgowego w dodatkowej zakładce. Aż do stawiania przecinkow w groszowych kwotach. Nie wolno stawiac kropek.

Zasady wypełniania tabeli Damir Salihov

Istnieją rownież dane dla list rozwijanych. Dla kolumn, ktore wymagają ścisłego wyboru wartości.

Dane dla list rozwijanych Damir Salihov

Z czasem liczba postow wzrosła i potrzebne było szybkie i dokładne wyszukiwanie. W tej chwili jesteśmy blisko 2 000 rekordow. Standardowa wyszukiwarka arkuszy google działa dobrze. Wywołany przez "ctrl + f. Można wyszukiwac według kwoty rachunku, nazwy kontrahenta. Używam unikalnego kodu transakcji, aby wyszukiwac bardziej precyzyjnie.

Kierownik, gdy chce wystawic fakturę, pisze maila do księgowego z listą pozycji.

W zamian kierownik otrzymuje gotową fakturę, a księgowy wprowadza informacje do tabeli.

Kolumny w tabeli.

Pierwsza kolumna. Kod transakcji wpisywany jest do tabeli. Pierwsza liczba to numer indeksu klienta zapisanego w bazie danych. Po myślniku – numer transakcji. Litery RU, KZ, BY oznaczają kraj, z ktorego pochodzi klient. Możesz dowiedziec się wiele o transakcji, patrząc na kod.

Druga kolumna. Nazwa kontrahenta. Oznacza to nazwę podmiotu prawnego lub osoby fizycznej.

3. kolumna. Kwota zafakturowana.

4. kolumna. Data wystawienia faktury.

5 kolumna. Jeśli są jakieś zniżki, ulgi, proszę wpisac "Tak". Jeśli zamowienie składane jest w ramach promocji – wpisz numer promocji. Następnie można filtrowac według numeru magazynu i zobaczyc, ktory z nich był bardziej skuteczny.

6. kolumna. Rozumiemy, od jakiego podmiotu prawnego została wystawiona faktura i gdzie należy oczekiwac jej otrzymania. Mamy 1 firmę z VAT, drugą bez.

Kolumna 7. Nie wszyscy klienci są skłonni zapłacic od razu. Z kimś udaje się pracowac tylko w ramach realizacji, z kimś umawiamy się na odroczoną płatnośc. Warto więc wiedziec, na jakie warunki wystawiane są faktury. Możliwe warianty: "na sprzedaż", "z odroczonym terminem płatności", "za pieniądze".

Kolumny 8 i 9 wskazują liczbę jednostek w zamowieniu. Możemy rownież sprawdzic, czy towar jest kupiony na magazynie, czy też musi byc wyprodukowany. Jest to dla nas ważne, ponieważ są to rożne gałęzie działalności firmy. Jest to rownież ważne przy obliczaniu % menedżera dla danego zlecenia. Menedżerowie otrzymują rożne procenty za transakcje magazynowe i zlecenia produkcyjne.

Kolumna 10. Kwota wpływow. Możemy porownac ją z kwotą z kolumny 3 i sprawdzic, czy klient otrzymał już wymaganą kwotę, czy też jest rożnica i musimy się z nim skontaktowac, aby dowiedziec się dlaczego.

11 kolumna. Data otrzymania.

12 kolumna. Komentarz. Ta kolumna informuje nas o tym, czy płatnośc została otrzymana w całości, czy też klient przesłał nam tylko jej częśc. Nie zawsze jest wygodne/łatwe wystawienie rachunku na całą kwotę i pozwolenie klientowi płacic w częściach za fakturę. Na przykład, w przypadku naszych zagranicznych destynacji, kwota faktury zależy od kursu wymiany dolara amerykanskiego. Dlatego do każdej płatności potrzebna jest osobna faktura. Ale te wiele faktur w ramach jednego zamowienia. W tym miejscu pojawia się kolumna 12. Jeśli komentarz brzmi "1 z 1" oznacza to, że 1 z możliwych 1 jest naładowany. Komentarze "1 z 2", "2 z 2" oznaczają, że będą 2 rachunki dla tej transakcji. Robię to raz na dwa miesiące. Jeśli jest komentarz "1 z 2" to powinien byc komentarz "2 z 2". Jeśli nie ma drugiego komentarza, oznacza to, że zamowienie jest w trakcie realizacji lub kierownik nie wystawił drugiej faktury i należy zwrocic na to uwagę.

Kolumna 13. Menedżer odpowiedzialny za transakcję.

Wszystkie poprzednie kolumny zostały wypełnione przez księgowego.

Kolumny 14 i 15 wypełnia pracownik odpowiedzialny za listę płac. Może to byc księgowy, dyrektor generalny, właściciel firmy. W 14 kolumnie po wpłacie % za transakcję kierownik otrzymuje status "zapłacono". Istnieje rownież status "brak płatności". Jest to bardzo rzadko stosowane, ale jest to konieczne, gdy towary są wysyłane po cenie kosztow lub jako prezent, rekompensata dla klienta.

Księgowy przegląda rachunki bieżące codziennie rano i w porze lunchu. Wprowadź wszystkie płatności do tabeli. Menedżerowie widzą w czasie rzeczywistym wszystkie zmiany. Całkowicie zapłacone faktury są oznaczone kolorem czerwonym, pogrubionym. Jeśli występuje nadpłata, cały wiersz jest podświetlony na zielono. Jeśli nie ma wątpliwości co do wysokości zapłaty, ale są nieścisłości w szczegołach i problemy z dokumentami zamknięcia – jest to purpura. Jeśli w pobliżu transakcji znajdują się jakiekolwiek kolorowe znaki – % nie zostanie wypłacony menedżerowi.

Jeśli klient płacił w ratach – na przykład w przypadku roli sprzedawcy – menedżer otrzymuje % za transakcję dopiero w momencie całkowitego zamknięcia konta.

Prawa dostępu.

Bardzo ważne jest, aby wszyscy uczestnicy rozumieli, kto jest odpowiedzialny za co.

Menedżerowie mają tylko dostęp do podglądu. Uprawnienia do edycji nadawane są księgowemu do prowadzenia tabeli oraz administratorowi (dyrektorowi generalnemu, właścicielowi firmy). Księgowy jest odpowiedzialny za prowadzenie tabeli i za prawidłowe wprowadzanie danych.

Dostosowanie praw dostępu można ustawic w prawym gornym rogu – duży przycisk "prawa dostępu".

Tam możesz zaznaczyc, aby zabronic pobierania, drukowania i kopiowania tabeli.

Ustawienia dostępu Damir Salihov

Wszystkie zmiany są zapisywane automatycznie. Możesz sprawdzic kto i kiedy dokonał zmian w tabeli w historii.

Oszczędnośc danych Damir Salihov

Oblicz procenty dla transakcji menedżerow na podstawie danych z tabeli.

Aby odfiltrowac oferty konkretnego menedżera, należy przejśc do widoku prywatnego, tak aby odfiltrowane dane nie przeszkadzały pozostałym uczestnikom w przeglądaniu tabeli. W tym celu należy wcisnąc "ctrl + A " 1 lub 2 razy, aż nagłowki kolumn i wierszy staną się czarne.

Pozwol, aby wszystkie kolumny były czarne Damir Salihov

Następnie w gornym menu tabeli Dane – Filtry – Utworz nowy filtr.

Nowy filtr Damir Salihov

Nad nazwami kolumn zostanie dodany kolejny czarny pasek. Oznacza to, że dostaliśmy się do trybu prywatnego. Możemy filtrowac nie przeszkadzając nikomu.

Tryb prywatny Damir Salihov

Obok nazw, ktore przypisaliśmy do kolumn, znajdują się "lejki". Kliknij, aby zobaczyc po jakich statusach możemy filtrowac dane w kolumnie.

Lejki filtracyjne Damir Salihov

Klikamy, wybieramy "Wyczyśc". Zaznacz tylko tych menedżerow, ktorych zlecenia chcesz analizowac. Jeśli jest wielu menedżerow, użyj paska wyszukiwania. Po wybraniu żądanej kliknij "Ok". Tabela odfiltrowała tylko transakcje właściwego menedżera.

Wybor menedżera Damir Salihov

W ten sam sposob filtrujemy kolejną kolumnę "Rozliczenia z pracownikami". Wybierz "Puste", aby wykluczyc wszystkie transakcje, dla ktorych płatnośc została już dokonana.

Transakcje filtrowane Damir Salikhov

Następnie przenoszę transakcje, ktore zostały zapłacone w okresie sprawozdawczym (miesiącu) do pliku kalkulatora w celu automatycznego wyliczenia procentu. Rozważmy plik zliczeniowy w osobnym artykule.

Po dokonaniu obliczen przez menadżera, należy pamiętac o wprowadzeniu statusu "zapłacono" na transakcjach oraz daty płatności. Ważne jest, aby status, ktory piszesz był taki sam. Termin płatności za 1 miesiąc był taki sam.Pomoże Ci to szybko i łatwo znaleźc zlecenia kierownika na dany miesiąc.

Jakie inne zadania są wspomagane przez stoł?

Pomaga ustalic, ktorzy klienci płacą za jaką osobę prawną. Na przykład, jeśli mamy jedną osobę prawną z VAT, drugą bez. A my musimy dokonac dużej płatności na rzecz dostawcy surowcow z podatkiem VAT. Odfiltrowujemy wszystkich klientow, ktorzy płacą z VAT i zaczynamy ich zachęcac do zakupu.

Inna sytuacja. Musimy pracowac z należnościami. Musimy się dowiedziec, kto odbiera od nas produkty z odroczoną płatnością. Przefiltrowac kolumnę 7 przy użyciu metody opisanej powyżej. Zaznacz przy statusach "odroczony" i "w trakcie uwalniania". Uzyskanie listy do wywołania.

Tabela jest uniwersalna i można dodac więcej kolumn do poźniejszej analizy.

Upewnij się, że nie jest przeciążony. Im więcej danych, tym więcej wysiłku trzeba włożyc w utrzymanie tabeli.


Arkusz kalkulacyjny księgowości dla – przykład
Księgowośc Kod transakcji,Kontrahent,Kiedy towar przekroczył granicę,Wystawione faktury,Data wystawienia faktury..
napęd.google.com

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *